חשבוניות מספקים בחו״ל: איך מתייקים ומה עם המע״מ

רוב העסקים הקטנים משלמים היום לספקים מחו״ל: פרסום בגוגל ובמטא, מנויים לתוכנות, אחסון ושירותי ענן. החשבוניות שלהם נראות אחרת: באנגלית, בדולרים או ביורו, בלי מע״מ ישראלי, ולפעמים בלי שם העסק שלכם. הן עדיין הוצאה של העסק, וצריך לשמור אותן כמו כל חשבונית.

הוצאה לספק מחו״ל מוכרת במס הכנסה בדיוק כמו הוצאה לספק ישראלי, אם היא שימשה את העסק. מה שצריך:

• החשבונית או הקבלה מהספק, עם התאריך, הסכום ומה קניתם.
• הוכחת תשלום, כמו פירוט החיוב בכרטיס האשראי. היא מראה כמה שקלים יצאו בפועל, אחרי ההמרה והעמלות.

רואה החשבון רושם את ההוצאה בשקלים, לפי שער החליפין. לכן כדאי לשמור את שני המסמכים יחד.

בחשבונית של ספק מחו״ל בדרך כלל אין מע״מ ישראלי, ולכן אין מה לקזז ממנה. אבל יש כמה מקרים מיוחדים:

• ספקים עם נציגות בישראל מוציאים לפעמים חשבונית ישראלית עם מע״מ. ממנה עוסק מורשה מקזז כרגיל.
• הבנק גבה מע״מ על התשלום לספק בחו״ל, במקרים מסוימים. במקרה כזה רואה החשבון צריך לדעת, כדי לבדוק אם אפשר לקזז אותו.
• שינויים בחקיקה: כבר כמה שנים מדברים על חובה על ספקי שירותים דיגיטליים מחו״ל לגבות מע״מ ישראלי. בדקו עם רואה החשבון מה המצב העדכני.

ברוב השירותים אפשר לעדכן את פרטי החיוב בהגדרות החשבון. שווה לעשות את זה פעם אחת:

1. שם העסק במקום השם הפרטי שלכם.
2. מספר העוסק, בשדה של מספר מס או VAT ID, אם יש.
3. כתובת מייל קבועה לחשבוניות, כזו שרואה החשבון או המערכת שלכם קוראים.

ככה כל חשבונית הבאה תגיע על שם העסק, ולמקום הנכון.

• במייל, כקובץ PDF מצורף. הכי קל למצוא.
• במייל, כקישור ל״View invoice״ או ״Download receipt״. החיפוש במייל לא תמיד מוצא את הקובץ עצמו.
• רק באתר של הספק, באזור Billing או Invoices, בלי מייל בכלל. נפוץ בפרסום ובשירותי ענן.

יש חיפושים מוכנים שמוצאים חשבוניות במייל, גם באנגלית. עבור ספקים ששולחים רק קישור, כדאי להוריד את החשבוניות פעם בחודש, ולהשוות לחיובים בכרטיס.

מנוי ב-$10 בחודש נראה זניח, אבל עשרה כאלה הם בערך ₪4,000 בשנה. כל אחד מהם הוצאה מוכרת, ובלי החשבונית שלו אי אפשר לנכות אותו. פעם ברבעון שווה לעבור על פירוט האשראי ולסמן כל חיוב חוזר מחו״ל: יש לו חשבונית? הוא עוד בשימוש?

Feeno מזהה חשבוניות מחו״ל במייל, גם באנגלית, ומתייק אותן תחת הספק כ״חשבונית מחו״ל״, כך שרואה החשבון יודע שאין עליהן מע״מ ישראלי לקזז. אפשר גם להעביר חשבונית בוואטסאפ או להעלות אותה. בסוף התקופה רואה החשבון מוריד הכול בבת אחת. הוא מצטרף בחינם.