איך למצוא את כל החשבוניות של העסק במייל (Gmail ו-Outlook)

מעתיקים את החיפוש ומדביקים אותו בתיבת החיפוש של Gmail, במחשב או באפליקציה.

מה כל חלק עושה:

מסנן שומר את החיפוש, ומדביק תווית לכל חשבונית שמגיעה מעכשיו. מגדירים אותו פעם אחת, מהמחשב:

1. מדביקים בתיבת החיפוש את החיפוש בלי תאריכים:

   {חשבונית קבלה invoice receipt "tax invoice"}העתקה

2. לוחצים על סמל אפשרויות החיפוש בקצה תיבת החיפוש, ואז על ״יצירת מסנן״.
3. מסמנים ״החלת התווית״ ויוצרים תווית חדשה בשם ״חשבוניות״.
4. מסמנים גם את ההחלה על השרשורים התואמים, כדי שגם החשבוניות הישנות יקבלו את התווית, ולוחצים ״יצירת מסנן״.

ב-Outlook כותבים בתיבת החיפוש מילה כמו ״חשבונית״, פותחים את המסננים ומסמנים שיש קבצים מצורפים, עם טווח תאריכים. אפשר גם לכתוב את זה ישירות:

כדי לתייק לבד, יוצרים כלל: בהגדרות הדואר נכנסים לכללים ומוסיפים כלל חדש. התנאי: הנושא או גוף ההודעה כוללים ״חשבונית״, ״קבלה״, ״invoice״ או ״receipt״. הפעולה: העברה לתיקייה ״חשבוניות״.

• חשבוניות מאחורי קישור. חלק מהחברות, כמו ספקי תקשורת, שולחות רק קישור ״לצפייה בחשבונית״, והחשבונית עצמה נמצאת באתר שלהן. צריך להיכנס ולהוריד אותה.

  {"לצפייה בחשבונית" "להורדת החשבונית" "view invoice" "download invoice"}העתקה

• ניסוחים אחרים באנגלית. ספקים מחו״ל כותבים ״Your receipt from״, ״Payment confirmation״ או ״Billing statement״. הוסיפו את המילים האלה לחיפוש.
• כתובות מייל אחרות. חשבוניות שנשלחו למייל הפרטי, למייל ישן או לשותף לא יופיעו בחיפוש בתיבה של העסק.
• מנויים ששכחתם. חפשו גם מנוי, חידוש, subscription ו-renewal, והשוו לחיובים בכרטיס האשראי.

  {מנוי חידוש subscription renewal} newer_than:1yהעתקה

1. פותחים את התווית ״חשבוניות״ ומחפשים את החודש שעבר.
2. מורידים את קובצי ה-PDF לתיקייה של התקופה, ונכנסים לקישורים של החשבוניות שלא הגיעו כקובץ.
3. בודקים שלכל חשבונית מס מעל ₪5,000 לפני מע״מ יש מספר הקצאה.
4. שולחים הכול לרואה החשבון בבת אחת.

Feeno מתחבר ל-Gmail, ל-Outlook או לכל תיבה אחרת בהרשאת קריאה בלבד, מוצא את החשבוניות והקבלות בעברית ובאנגלית, ומתייק כל אחת תחת הספק שלה עם המע״מ. מה שהוא לא בטוח בו מחכה לאישור שלכם, ומנויים מקבלים תזכורת לפני שהם מתחדשים.