מה לשלוח לרואה החשבון לפני דוח המע״מ: רשימה מסודרת

עוסק מורשה מגיש דוח מע״מ פעם בחודש או פעם בחודשיים, לפי היקף הפעילות של העסק. הדוח מוגש בדרך כלל עד ה-15 בחודש שאחרי התקופה, ובדיווח מקוון אפשר עד ה-19. רשות המסים מפרסמת מראש את המועדים לכל שנה, והם זזים לפעמים בגלל חגים.

רואה החשבון צריך כמה ימים כדי להכין את הדוח, ולכן כדאי שהחומר יגיע אליו בשבוע הראשון של החודש. עוסק פטור לא מגיש דוחות מע״מ תקופתיים, אלא דיווח שנתי.

1. חשבוניות מס על ההוצאות. כל חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה מספקים, על שם העסק. רק ממסמכים כאלה מקזזים מע״מ.
2. המסמכים שהפקתם ללקוחות. חשבוניות מס, חשבוניות מס-קבלה וקבלות. אם אתם מפיקים אותם בתוכנה, אפשר בדרך כלל לתת לרואה החשבון גישה או לייצא לו קובץ.
3. חשבוניות מספקים בחו״ל. מנויים לתוכנות, פרסום ושירותי ענן מגיעים בדרך כלל במייל ובאנגלית. רוב הזמן אין עליהן מע״מ ישראלי לקזז, אבל רואה החשבון צריך אותן בתור הוצאות של העסק.
4. דפי חשבון וכרטיס אשראי. לא כל משרד מבקש אותם, אבל הם עוזרים לרואה החשבון למצוא חיובים שאין להם חשבונית.
5. הערה על הוצאות מעורבות. הוצאה שמשמשת גם את העסק וגם אתכם, כמו רכב. כתבו אם היא בעיקר עסקית או בעיקר פרטית (הסבר בהמשך).

• קבלה. קבלה מאשרת שהספק קיבל תשלום, ולא מאפשרת לקזז את המע״מ, גם אם מופיע עליה סכום מע״מ. בקשו מהספק את חשבונית המס.
• חשבון עסקה. זו דרישת תשלום. חשבונית המס מגיעה אחרי שמשלמים, ובלעדיה אין קיזוז.
• חשבונית על שם אחר. כדי לקזז את המע״מ, החשבונית צריכה להיות על שם העסק שלכם, עם מספר העוסק שלכם.
• חשבונית גדולה בלי מספר הקצאה. חשבונית מס מעל ₪5,000 לפני מע״מ צריכה מספר הקצאה מרשות המסים (ראו המדריך למספר הקצאה).

כשהוצאה משמשת גם את העסק וגם אתכם באופן פרטי, מקזזים רק חלק מהמע״מ שלה. לפי Morning, אם ההוצאה בעיקר עסקית אפשר לקזז עד שני שלישים מהמע״מ, ואם היא בעיקר פרטית, עד רבע. אפשר לקזז חלק אחר אם מוכיחים אותו.

רואה החשבון יקבע את החלק הנכון. מה שהוא צריך מכם זה לדעת אילו הוצאות מעורבות, ועד כמה הן משמשות את העסק.

זה קורה לכולם. בדרך כלל אפשר לקזז את המע״מ של חשבונית בדוח מאוחר יותר, עד שישה חודשים מתאריך החשבונית. אחרי זה צריך אישור מיוחד ממע״מ. לכן חשבונית שהגיעה באיחור עוברת לרואה החשבון עם החומר של התקופה הבאה, ולא נשארת במגירה.

1. תיקייה אחת לכל תקופה, למשל ״מע״מ ספטמבר-אוקטובר״. כל חשבונית שמגיעה נשמרת שם מיד.
2. חיפוש במייל בסוף התקופה, כדי לתפוס את מה שפספסתם. יש מדריך לחיפושים שמוצאים חשבוניות.
3. בדיקה של החשבוניות הגדולות: חשבונית מס, על שם העסק, ומעל ₪5,000 לפני מע״מ גם עם מספר הקצאה.
4. שליחה אחת מסודרת לרואה החשבון, עם שורה על כל דבר חריג: הוצאה מעורבת, חשבונית שחסרה ומחכה לספק.

Feeno אוסף את החשבוניות מהמייל, מהוואטסאפ ומהעלאות, ומתייק כל אחת תחת הספק שלה. הוא יודע להבדיל בין חשבונית מס לקבלה, מסמן קבלות שמופיע עליהן מע״מ וחשבוניות גדולות בלי מספר הקצאה, ומחשב את המע״מ של כל תקופה.

בסוף התקופה רואה החשבון מוריד בבת אחת את דוח המע״מ, גיליון סיכום וכל קובצי ה-PDF. אפשר להזמין אותו בחינם, והוא רואה את החשבוניות בעצמו.